METODE 5S DAN PENERAPANNYA DI PERUSAHAAN

Keberhasilan banyak perusahaan di dunia dalam menerapkan metode 5S telah menjadi pijakan awal yang mendasar sebagai bagian yang fundamental dalam mencanangkan penerapan startegi perbaikan terus menerus (continuous improvement) sehingga menempatkan metode 5S sebagai salah satu elemen yang penting dalam melakukan penerapan Lean Management yang saat ini sedang populer. 5S adalah suatu sistem untuk mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan produktivitas melalui terciptanya tempat kerja yang teratur, rapih, sistimatis dengan menggunakan isyarat visual untuk mencapai hasil operasional yang efektif jika jalankan dengan konsisten.

Istilah 5S berasala dari bahasa Jepang yang dikenal sebagai singkatan dari:

1. Seiri (Pemilahan) : Mengidentifikasi dan menyisihkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja dengan hanya menyisakan item yang diperlukan saja.
2.  Seiton (Penataan) : Mengatur semua item dengan rapih bersih mudah terlihat secara visual untuk kemudahan penggunaan dan pengambilan jika diperlukan serta memungkinkan barang yang hilang dan kurang dapat teridentifikasi dengan cepat.
3.  Seiso (Pembersihan) : Melakukan pembersihan secara sistematis dan konsisten di sekitar area kerja agar membuat pekerjaan se-hari hari menjadi lebih mudah, rapih, bersih dan efisien. 
4. Setsuke (Pemantapan): menjamin bahwa semua orang tahu apa yang harus dilakukan/diharapkan dengan baik sehingga dapat menghindari potensi ketidaksesuaian/permasalahan yang timbul. 
5. Seiketsu (Pembiasaan) : Membuat suatu budaya dengan seperangkat nilai-nilai bersama dengan mempertahankan semua dari ke empat hal di atas.

Secara historis 5S awalnya merupakan embrio dari karakter management gaya Jepang yang dikenal sebagai bagian dari manajemen tempat kerja yang paling fundamental dan sangat efektif untuk mendisiplinkan karyawannya dalam mengelola tempat kerja dengan rapih, bersih, terorganisir, produktif dan berbudaya. Seiring dengan perkembangannya yang pesat dan banyak diadopsi oleh perusahaan utama di didunia saat ini, di Indonesia sistem ini dapat diterjemahkan dan dikenal dengan istilah 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), namun pada dasarnya tidak ada perbedaan antara ”5S” dan ”5R”.

Sebagai suatu langkah awal yang strategis sebaiknya pelaksanaan 5S harus berawal dari merubah paradigma karyawan untuk mengatasi kurangnya toleransi karyawan terhadap sikap dan pola pikir dalam mengatasi hal-hal yang tidak standar yang biasa terjadi dalam suatu lingkungan kerja. Dalam level perusahaan/organisasi yang besar dan menengah, tahapan strategi yang efektif dalam memulai pelaksanaan metoda 5S dalam konteks perusahaan secara kolektif diseluruh bagian adalah sbb :

1. Membentuk Team 5S

Tahapan pertama yang harus ditempuh dalam menerapkan metode 5S adalah membentuk tim inti pelaksana 5S yang berasal dari berbagai departmen/bagian kerja. Anggota tim 5S harus terorganisir dengan baik serta dibekali pemahaman yang memadai tentang penerapan 5S yang sistematis dan tepat sasaran. Mengapa ? Karena apabila penguasaan/pemahaman 5S dari anggota tim yang terbentuk belum memungkinkan maka langkah yang harus ditempuh adalah mengutus beberapa diantara mereka untuk mendapatkan pembekalan pemahaman yang cukup melalui pelatihan penerapan 5S diluar lingkungan perusahaan. Alternatif lain yang sering dilakukan pihak perusahaan dapat mendatangkan trainer dari luar perusahaan untuk melakukan workshop pelatihan 5S yang bertujuan untuk mengoptimalkan pemahaman penerapan 5S. Cara ini akan lebih efektif karena selain dapat dijadikan sebagai ajang pengenalan 5S kepada seluruh anggota tim maupun karyawan, juga dapat merupakan momentum terciptanya inisiatif untuk mendapatkan ide/gagasan baru yang lebih baik dalam mengoptimalakan hasil penerapan 5S yang akan di jalankan.

2.  Merancang Sistem Pelaksanaan 5S

Sebelum memulai, team harus menyusun dan merencanakan sistem pelaksanaan 5S yang baik sesuai kondisi aktual di perusahaan. Lakukan observasi di lapangan dengan melihat dan mengevaluasi lansung situasi kerja yang sebenarnya agar benar-benar mengacuh pada aktualisasi sistem kerja yang sedang berjalan dilapangan. Lihatlah situasi areal lingkungan kerja yang ada, bagaimana orang bekerja, seberapa jauh pekerjaan yang dilakukan dan alat-alat serta fasilitas yang digunakan di masing-masing bagian, bagaimana penanganan material dan bahan baku yang di terapkan, apakah terdapat beberapa factor yang berpotensi menyebabkan kecelakaan dll. Simpulkan apakah semua aktifitas yang dilakukan berdampak besar terhadap timbulnya banyak gerakan yang tidak efektif karena factor manusia, alat, metoda kerja, linkungan kerja dan penyimpanan material yang kurang baik sehingga menjadi sumber yang berpotensi mendatangkan pemborosan. Dari catatan pemantauan yang dilakukan oleh tim, dapat menjadi alternatif pertimbangan dalam memetahkan rencana sistem pelaksanaan 5S yang baik.

3.    Pilot Project 5S

            Saat rancangan prosedur pelaksanaan 5S terselesaikan, maka langkah selanjutnya adalah memulai menerapkan metoda pelaksanaan 5S sesuai prosedur aturan yang telah ditetapkan. Untuk skala perusahaan organisasi yang besar dan menengah, mengingat ketersediaan waktu dari beberapa bagian berbeda-beda untuk menetapkan kapan waktu yang tepat memulai menerapakan 5S maka cara yang efektif sebaiknya mengawali penerapannya pada salah satu area/dept. tertentu sebagai pilot project ( proyek percontohan) yang pelaksanaannya dapat dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak dari lintas karyawan. Cara ini sangat efektif sebagai tahapan awal yang berfungsi sebagai proyek percontohan yang selanjutnya dapat ditindaklanjuti dan diikuti penerapannya pada areal lain yang berbeda.

            Pelaksanaan pilot proyek akan lebih efektif jika dilakukan oleh tim 5S yang terpilih dalam suatu aktivitas workshop. Tim 5S yang terlibat harus melakukan evaluasi pelaksanaan dengan memantau aspek kelemahan yang masih berpotensi terjadi untuk kemudian dilakukan evaluasi dalam keperluan perbaikan yang lebih lanjut.

4.    Kick Off Penerapan 5S 

 Ketika sistem 5S ingin diterapkan dan diperkenalkan kepada seluruh jajaran di perusahaan, pada umumnya diawali dengan event resmi semacam kick off sekaligus sebagai wadah pemberitahuan dimulainya penerapan 5S secara resmi kepada seluruh karyawan yang sebaiknya disampaikan secara resmi oleh jajaran direksi/pimpinan. Hal ini sangat penting sebab disamping wadah pemberian dukungan penuh pihak manajemen yang diperlihatkan kepada seluruh karyawan juga merupakan wujud tindakan keperdulian lansung yang dapat diharapkan sangat efektif dalam memompa semangat karyawan untuk maju dengan harapan dapat melahirkan komitmen kebersamaan yang kokoh dalam menjalankannya setiap sistem yang dapat memajukan perusahaan.

Mengapa hal diatas dianggap penting ? Karena dari beberapa pemantaun kami, banyak perusahaan yang menerapkan system 5S tidak bisa berjalan dengan baik secara berkesinambungan sesuai dengan yang diharapkan karena tidak adanya komitmen dan dukungun penuh dari jajaran direksi maupun pimpinan perusahaan/instansi yang menyelenggarakannya. Kurangnya atau tidak adanya sosialisi pemahaman penerapan dan tujuan 5S kepada seluruh jajaran karyawannya juga merupakan suatu hal yang paling subtansial menyebabkan penerpan 5S gagal terimplementasikan.

Pentingnya sebuah aktifitas kick-off dalam memulai sesuatu aktivitas yang berbasis kemajuan perusahaan adalah momen yang paling tepat untuk dapat mengumpulkan seluruh jajaran karyawan yang terlibat. Sehingga saat inilah yang paling tepat untuk membahas, menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan proyek serta meminta dukungan, komitmen serta kerjasama dari seluruh karyawan.

5.     Training 5S

Penerapan pendekatan 5S memiliki tahapan strategis yang diperlukan bagi setiap yang menjalankannya. Dibutuhkan suatu pelatihan yang memadai bagi karyawan yang ingin menerapakan metode 5S yang baik karena penguasaan metoda serta pengetahuan dasar bagaimana menjalankan 5S melalui tahapan training yang terpadu adalah sangat penting mengingat hal ini sangat berhubungan dengan kualiatas impelementasi riil di lapangan. Namunpun demikian awal pelaksanaan 5S harus dimulai dengan perubahan “mind set” karyawannnya sehingga dapat memperkokoh komitmen setiap pihak yang menjalankan.

6.    Melaksanakan Audit 5S

Langkah yang paling benar dan tepat dalam menjamin pelaksanaan program pelaksanaan 5S yang stabil dan konsisten sesuai prosedur harus ditempuh pelaksanaan audit 5S yang efektif dimana dalam pelaksanaannya audit 5S dapat diterapkan secara terjadwal sebagai tindakan pengendalian yang terkontrol dan ketahui oleh semua pihak terkait.

Disamping Pelaksanaan audit 5S perlu dilakukan secara terjadwal namun demikian pelaksanaan audit dengan sistem acak yang bersifat mendadak oleh pihak top management untuk mengindari pihak yang biasanya hanya menerapkan aktifitas pengendalian 5S, yang biasanya masih terdapat pihak pihak yang hanya melakukannya sebagai persiapan yang hanya dilakukan sebelum audit 5S dilakasanakan.

Tujuan pelaksanaan audit diatas sedikitnya dapat memberikan sinyal pemberitahuan yang bersifat peringatan agar selalu konsisten dalam menerapakan kaidah 5S kepada setiap karyawan agar selalu memantau secara konsisten tentang kemajuan pelaksanaan 5S yang diterapkan. Yang paling penting, meninjau hasil dan item tindakan (yang baik dan yang buruk) dengan kelompok yang bertanggung jawab untuk area yang diaudit. Dengan selalu mengharapkan untuk mendapatkan umpan balik dan ide-ide karyawan.

7.    Visualisasi hasil pencapaian 5S

Setiap penerapan 5S memilki tujuan baik dan berdampak positif dalam menopang pencapaian visi suatu perusahaan sesuai dengan yang diharapkan yaitu terciptanya lingkungan kerja yang bersih, rapih, terorganisir hingga dapat menciptakan disiplin karyawan yang tinggi dalam bekerja. Untuk menjamin pengelolaan yang baik dan konsisten dibutuhkan tranparansi melalui visualisasi pencapaian kinerja penerapan 5S agar diketahui semua pihak mulai dari level pelaksanan, jajaran manajemen, bahkan customer maupun siapa saja yang berada dilingkungan kerja. Penerapan sistem visual management menyangkut pencapaian 5S pada beberapa perusahaan menggunakan papan board yang mudah diakses oleh siapa saja dengan menyajikan informasi penting tentang kemajuan penerapan 5S dan temuan permasalahan yang ada seperti : jadwal audit 5S, hasil audit 5S, kemajuan yang telah dicapai dalam menjalankan 5S, laporan permasalahan yang terjadi, lokasi terjadinya permasalahan, siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan penanggulanangan atas permasalahan yang ditemukan serta status penyelesaian perbaikan yang dilakukan apakah sudah terlaksana atau belum.